Sibylle Stippler ist Senior Economist für Fachkräftesicherung im Institut der deutschen Wirtschaft (IW) und betreut das vom Bundeswirtschaftsministerium geförderte Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung.

Im Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) sind sie und ihr Team jährlich mit rund 5.500 Unternehmen und Multiplikatoren aus ganz Deutschland in Kontakt.

Die studierte BWLerin hält deutschlandweit Vorträge, teilt als Expertin in Arbeitskreisen ihr Wissen und publiziert Fachbeiträge und Studien. Sibylle Stippler ist Lehrbeauftragte für Employer Branding und Personalmarketing an der Hochschule Fresenius.

Gute Personalarbeit und eine attraktive Arbeitgebermarke sind heute nicht nur „nice to have“. Sie sind ein Wettbewerbsvorteil. Betriebe suchen händeringend nach qualifiziertem Personal. Derzeit sind deutschlandweit knapp 80% der Stellen schwer zu besetzen. Zum Vergleich: Im Jahr 2010 waren es erst 25% (weitere Zahlen finden Sie auf www.kofa.de). Der Süden Deutschlands ist am stärksten vom Fachkräftemangel betroffen. In Ostdeutschland war die Situation lange entspannter, in den letzten Jahren hat sich die Situation aber auch dort verschärft.

Wer erst anfängt nach Personal zu suchen, wenn eine Stelle bereits unbesetzt ist, der muss sich heute auf lange Vakanzzeiten einstellen. Auch wissen viele Betriebe nicht, mit welchen Argumenten sie ihre Zielgruppen für sich gewinnen können. In einem Arbeitnehmermarkt bewerben sich die Arbeitgeber bei den potenziellen neuen Mitarbeitern.

Strategische Personalarbeit meint:

den Personalbedarf frühzeitig zu planen:
Welches Personal brauchen wir, um die Unternehmensziele heute und in Zukunft zu erreichen? Wie ist die Altersstruktur in den Abteilungen? Gibt es eine Nachfolgeplanung? Mit welcher Fluktuation rechnen wir?
die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter zu berücksichtigen:Welche Arbeitsbedingungen brauchen sie? Welcher Führungsstil ist sinnvoll, um die Unternehmensziele zu erreichen?
eine Arbeitgebermarke aufzubauen und zu pflegen, um Vertrauen in die Qualität der Personalarbeit zu gewinnen:Wofür stehen wir? Was bieten wir unseren Beschäftigten? Wer passt zu uns – und wer nicht?

Frage 1: Wo sehen Sie den größten Nachholbedarf in der Personalarbeit (HR) in Deutschland?

In Deutschland gibt es einen sehr erfolgreichen Mittelstand, der tolle Arbeitsplätze zu bieten hat – und der darüber leider sehr zurückhaltend informiert. Gerade kleine und mittlere Betriebe treten trotz vieler Stärken als Arbeitgeber kaum in Erscheinung. Hier betreut die Chefin Personalthemen neben ihren anderen Aufgaben mit. Es fehlt ein interner Sparringspartner, mit dem Recruiting und Personalentwicklung professionalisiert werden.

Das KOFA hat gemeinsam mit der Zeitschrift Personalwirtschaft und der Jobbörse Indeed erforscht, welche Strategien deutsche Unternehmen zur Personalbeschaffung nutzen. Die Studie zeigt überraschende Ergebnisse: Mehr als 90% der befragten Unternehmen geben an, zumindest in Teilen vom Fachkräftemangel betroffen zu sein. Trotzdem planen viele Unternehmen (57%) ihren Personalbedarf nicht mittel- oder langfristig. Nur eine Minderheit der Unternehmen trifft vorausschauende Annahmen über Personalengpässe, benötigte Talente, Fluktuation und Pensionierungen.

Employer Branding ist nach den Angaben der Unternehmen in dieser Studie der erfolgreichste Weg der Personalbeschaffung. Aktuell entwickeln und pflegen jedoch nur rund ein Viertel der Betriebe eine Arbeitgebermarke.

Frage 2: Warum ist eine strategische Personalarbeit wichtig und wie können Unternehmen diese schnell umsetzen?

Unternehmen gehen das Thema Fachkräftemangel sehr unterschiedlich an. Manche fokussieren sich auf die Aus- und Weiterbildung der Arbeitskräfte. Andere versuchen es über traditionelle Wege wie Online-Stellenanzeigen oder über Headhunter.

Einige gehen sogar soweit, dass sie einen Standort dort eröffnen, wo ihnen der Zugang zu Fachkräften leichter erscheint.

Unternehmen reagieren also oft mit teuren Einzelmaßnahmen auf akute Besetzungsprobleme. Erfolgreiche Unternehmen berichten, wie es besser geht: Der Schlüssel heißt Employer Branding. Eine Arbeitgebermarke können auch kleine und mittlere Betriebe entwickeln.

Wer begehrte Fachkräfte gewinnen möchte, sollte deren Bedürfnissen und Wünschen kennen. Welche Arbeitsbedingungen suchen Facharbeiter in der Produktion? Welche Karrieren streben IT-Fachkräfte an? Was ist Pflegekräften im Beruf wichtig? Für schwer besetzbare Schlüsselpositionen gilt es herauszufinden, mit welchen Argumenten und über welche Kanäle Personen mit der gesuchten Qualifikation erreicht werden.

Erst wenn Unternehmen die Argumente kennen, die für sie als Arbeitgeber sprechen, sollten sie eine zielgruppengenaue Kommunikation aufbauen. Dazu gehört es, die Stellenanzeigen mutig zu überarbeiten und die Karriereseite mit O-Tönen der Beschäftigten aufzuwerten. Mit einer authentischen Arbeitgebermarke sind auch kleine Unternehmen der Konkurrenz einen Schritt voraus. Es fällt ihnen leichter, Personal zu gewinnen und Mitarbeiter zu binden.

Frage 3: Welche Maßnahmen können Unternehmen gegen den Fachkräftemangel ergreifen? Welche davon sind die effektivsten?

Eine gute Personalarbeit macht Unternehmen zum Magneten für Talente. Die Arbeitsbedingungen müssen stimmen und zu den Bedürfnissen der Belegschaft passen. Dies zahlt sich gleich zweifach aus: Zufriedene Mitarbeiter sind weniger wechselbereit, und sie empfehlen ihren Arbeitgeber weiter. Mitarbeiterempfehlungen sind laut Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB) der erfolgreichste Weg der Stellenbesetzung.

Besonders wirkungsvoll im Wettbewerb um knappe Arbeitskräfte ist eine starke Arbeitgebermarke. Unternehmen können diese durch einen strategischen Employer-Branding-Prozess aufbauen. Durch eine Unternehmens-, Zielgruppen- und Wettbewerbsanalyse werden Stärken und Schwächen der eigenen Personalarbeit identifiziert. Die Erkenntnisse aus diesem Prozess können zur Verbesserung des Arbeitsklimas beitragen und die Mitarbeiterbindung erhöhen. Sie werden in glaubwürdige Kernbotschaften übersetzt und nach innen und außen kommuniziert.

Eine starke Arbeitgebermarke vermittelt einen realistischen und lebendigen Einblick in die Arbeitswelt des Unternehmens und macht Bewerbern Lust auf mehr. Die passgenaue Ansprache verschiedener Zielgruppen ist dabei besonders erfolgversprechend. Bietet ein Unternehmen beispielsweise flexible Arbeitszeiten an, sollte es klarstellen, welche Möglichkeiten sich daraus für unterschiedliche Beschäftigtengruppen ergeben: Für eine Pflegefachkraft ist es wichtig, dass sie an der Schichtplanung beteiligt wird, während es für einen Softwareentwickler eher relevant ist, inwiefern er Arbeitszeit und -ort frei wählen kann.

Insbesondere wirkt eine Arbeitgebermarke jedoch durch die positiven Erfahrungen und Berichte der eigenen Belegschaft. Noch einmal: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die besten Headhunter!

Frage 4: Was sollten Unternehmen bei der Gestaltung ihrer Rekrutierungsprozesse beachten?

Unternehmen sollten für (mehr) Sichtbarkeit auf dem Arbeitsmarkt sorgen.

Schluss mit falscher Zurückhaltung. Arbeitgeber sollten selbstbewusst zeigen, was sie ihren Mitarbeitern bieten.
Authentizität ist das Wichtigste. Was ich verspreche, halte ich.
Mut führt zu mehr Sichtbarkeit. Wenn Betriebe in ihrer Arbeitgeberkommunikation Neues wagen, fallen sie auf und bleiben im Gedächtnis. Vor allem sollten in Stellenanzeigen lange Anforderungslisten entrümpelt werden. Besser sind konkrete Argumente: Warum sollte sich ein Bewerber für den Betrieb entscheiden?
Stellenanzeigen müssen nicht (nur) der Geschäftsführung gefallen, sondern sich an den Wünschen und Bedürfnissen derjenigen orientieren, die sich bewerben sollen. Sucht ein Unternehmen Azubis, sollten die aktuellen Auszubildenden gefragt werden, ob sie sich vom Entwurf der Stellenanzeige angesprochen fühlen.
Auf einem Arbeitnehmermarkt müssen Betriebe sich bei den Bewerbern bewerben. Es kann sinnvoll sein, selbst Kontakt zu Talenten aufzunehmen. Die Flut offener Stellen ist groß. Oft ist von außen schwer zu beurteilen, was sich hinter einem Inserat verbirgt.
Sie sollten sich online als attraktiver Arbeitgeber vorstellen – am besten mit O-Tönen und Fotos der Beschäftigten. Ohne eine Internetpräsenz mit Informationen zum Betrieb als Arbeitgeber sind Unternehmen für Bewerber heute unsichtbar.
Die Webseite sollte für die Nutzung mit mobilen Endgeräten optimiert sein („responsive Design“), denn ein Großteil der Menschen ist heute per Smartphone oder Tablet auf der Jobsuche.

Tipps, Checklisten und Praxisbeispielen zur ganzen Wertschöpfungskette guter Personalarbeit bietet das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) im Institut der deutschen Wirtschaft. Das KOFA wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert. Daher sind alle Angebote kostenlos.